ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI
Considerati i numerosi settori di cui si occupa la Polizia Locale (annonaria, edilizia, commercio, Codice della Strada, incidenti stradali) è facile intuire quanti siano i documenti che devono essere consultati nel corso delle attività quotidiane.
I metodi di archiviazione tradizionale, attualmente utilizzati presso la maggior parte dei Comandi di Polizia Locale, comportano un enorme dispendio di tempo durante le fasi di ricerca e consultazione dei fascicoli correlati alle pratiche di interesse.
La soluzione applicativa POLDOC è stata appositamente studiata per ovviare a questo inconveniente; consente infatti di ottimizzare le fasi di archiviazione e la conseguente consultazione dei documenti.
POLDOC è un’applicazione completamente integrata all’interno dei principali moduli applicativi di Visual Polcity XP: POLCDS – POLCOM – POLCAD – POLSERVICE. A tale proposito è stato introdotto all’interno di questi moduli applicativi un nuovo tasto funzione che consente l’utilizzo di POLDOC in modo semplice e totalmente integrato con l’applicazione in uso.
Un’altra importante funzionalità è stata introdotta durante la fase di consultazione dei dati all’interno delle applicazioni Visual Polcity XP; infatti, per evidenziare l’eventuale presenza di documenti in formato digitale, è stata introdotta un’apposita icona nella barra di stato dell’applicazione, che evidenzia l’esistenza di tali allegati.
L'acquisizione dei documenti ed il salvataggio in formato digitale possono essere effettuati in maniera interattiva, operando direttamente all’interno delle applicazioni Visual Polcity XP; è prevista infatti un’interfaccia che consente l’acquisizione diretta di documenti da dispositivi diversi quali scanner, fotocamere digitali, videocamere oppure possono essere acquisiti dei documenti già salvati su memorie di massa (ad esempio immagini salvate in formato .JPG).
L'utilizzo di POLDOC è semplice e immediato. La fornitura del prodotto prevede, comunque, un corso di formazione dedicato, al fine di poter conseguire i migliori risultati dall'utilizzo dell’applicazione.
Il modulo POLDOC viene fornito in abbinamento ad uno scanner di tipo professionale che consente l’acquisizione di documenti in modalità fronte/retro; lo scanner è dotato di un caricatore automatico (che contiene fino a 50 fogli) e di un caricatore aggiuntivo per la scansione dei documenti d’identità (carte di identità, passaporti).
Tramite videocamere digitali è possibile l’acquisizione video di dichiarazioni di testi, scenari di sinistri, abusi edilizi, etc.
I file archiviati vengono salvati in un “formato compresso” in modo da evitare inutili sprechi di spazio nelle unità di archiviazione.
E’ importante evidenziare una peculiarità correlata alle dimensioni delle basi dati dei sistemi di archiviazione digitale; queste infatti possono raggiungere delle dimensioni ragguardevoli. E’ consigliabile quindi avere a disposizione delle unità per l’archiviazione di dimensioni appropriate.
POLDOC consente una serie di funzionalità sui documenti acquisiti:
• funzione di “modifica” che consente di apportare “aggiustamenti grafici” al documento acquisito (es. modificarne l'orientamento, la luminosità, il contrasto,…) • funzione “annotazioni” che consente di inserire una serie di oggetti grafici all'interno del documento acquisito. E’ possibile annotare, evidenziare o inserire commenti al contenuto del documento. Gli oggetti inseriti non alterano il contenuto del documento e vengono memorizzati separatamente; possono, quindi, essere rimossi in qualsiasi momento in maniera definitiva oppure solo temporaneamente durante la fase di visualizzazione o di stampa dell’allegato digitale • funzione di “archiviazione ed esportazione dei documenti nel formato Adobe PDF ® (Portable Document Format). Il documento in formato elettronico “non modificabile” può essere correlato da “firma digitale” per ottemperare alle nuove disposizioni legislative in materia di archiviazione documentale.
Open Software mette a disposizione dei clienti che necessitino di archiviare il loro storico documentale in POLDOC, un centro servizi con personale qualificato che si occuperà di:
-
acquisire ed archiviare otticamente i documenti messi a disposizione
-
creare la banca dati
-
creare il sistema di indicizzazione necessario per una consultazione veloce
-
riordinare l'archivio cartaceo
Richiedi maggiori informazioni
 |
Polgraph
Statistiche grafiche
sui dati delle applicazioni |
|
|
|