POLSERVICE PRO soddisfa le esigenze di turnazione dei Comandi di Polizia di grandi dimensioni. L’organizzazione efficiente dei turni del personale richiede un costante impiego di tempo e di risorse. Questo è dovuto al fatto che i servizi da svolgere all’interno del territorio e le incombenze a carico della Polizia Locale sono in costante aumento. Spesso accade che i normali servizi di base vengano stravolti da servizi straordinari, a volte anche senza preavviso. Per questo motivo è stato creato POLSERVICE PRO, una soluzione che permette di gestire automaticamente e in maniera ottimizzata tutte queste varianti. POLSERVICE PRO permette di gestire la turnazione mensile dei singoli reparti, in base alla richieste di servizio (servizi di base e servizi speciali) tenendo in considerazione le assenze programmate.
GLI OBIETTIVI DI POLSERVICE PRO
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Le peculiarità principali dell’applicazione sono:
- Avere un controllo formale dei turni, in base alle necessità di presenza delle specifiche mansioni che sono state attribuite ad ogni agente a copertura delle richieste di servizio.
- Mettere a disposizione dell'ufficio preposto alla turnazione tutte le informazioni dei singoli reparti per la formulazione definitiva dei turni di lavoro.
- Innescare un controllo sulle ore effettivamente lavorate nel mese confrontandole con le ore lavorabili.
- Mettere a disposizione dei prospetti riepilogativi ed uno storico di tutte le attività svolte dagli agenti e di tutti i servizi eseguiti nel territorio con riferimento al periodo temporale d’interesse.
TURNAZIONE PER REPARTO O GENERALE
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All’applicazione possono accedere due tipologie di utenti:
- il responsabile del reparto, il quale può accedere solo ed unicamente al personale ed ai turni del proprio reparto.
- il responsabile globale della gestione del personale (Ufficio del Personale e/o Ufficio Comando), il quale può accedere a tutti i dati, sia per effettuare dei controlli di carattere generale che per verificare se esiste la disponibilità di organico per coprire eventuali carenze in uno o più reparti oppure per sopperire a sopravvenute esigenze di richieste di servizio speciali (manifestazioni, scorte, concerti, interventi di autorità, etc.).
GESTIONE DELLE RICHIESTE DI SERVIZIO
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L’applicazione attraverso una serie di parametri di controllo programma la generazione dei turni, in modo tale da coprire tutte le richieste di servizio. L'elaborazione può avvenire sia per singolo reparto, che per tutti i reparti presenti all’interno del Corpo di Polizia Locale.
Tutte le richieste di servizio vengono inserite e codificate. È possibile impostare la frequenza di ogni servizio nel periodo di riferimento e le eventuali richieste di servizio straordinarie.
Per ogni richiesta di servizio è possibile specificare il numero di agenti necessario a svolgere il servizio, le specializzazioni dei singoli agenti per garantire le esigenze di servizio, le dotazioni e i mezzi che devono essere forniti. Sarà inoltre indicato il grado di priorità rispetto a tutti gli altri servizi da gestire. La programmazione dei servizi giornalieri è generata tramite l’utilizzo di turni preimpostati (mattino – pomeriggio – sera – notte) per singolo reparto; i turni si ripetono ciclicamente nel periodo di riferimento (generalmente il periodo di riferimento è mensile).
SCHEDA DATI PERSONALI AGENTE
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Per ciascun agente è definita una scheda dati personali (ogni agente infatti in base alla qualifica acquisita è in grado di svolgere solo determinati incarichi). E’ previsto l’abbinamento delle specializzazioni all’agente associando ad ognuna di queste un indice di priorità rispetto alle altre. Questo consente di individuare il personale più qualificato a svolgere un determinato servizio. Vengono inoltre definiti i cicli di lavoro. Si possono impostare per ogni agente dei turni personalizzati settimanali oppure dei turni periodici che si ripetono ciclicamente.
GENERAZIONE DEGLI ORDINI DI SERVIZIO
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La generazione automatica dei turni e degli ordini di servizio avviene conseguentemente alle richieste di servizio programmate ed alla disponibilità di personale. Al termine della fase di generazione avvengono le segnalazioni di incongruenza sulle quali il responsabile del personale dovrà intervenire manualmente. L’applicazione permette infatti di intervenire sui turni generati per apportare tutte le variazioni che si rendano necessarie.
La stampa di controllo turni permette inoltre di effettuare il controllo di conformità in base alle esigenze di copertura dei servizi di base e dei servizi speciali per singolo reparto. Nell’ipotesi in cui un servizio non possa essere svolto per qualsiasi motivazione, l’applicazione segnala l’incongruenza e l’operatore incaricato alla redazione dei turni dovrà intervenire per sistemare eventuali anomalie.
La turnazione ottenuta rappresenta quindi una base di partenza su cui effettuare eventuali interventi manuali di perfezionamento.
I turni e gli ordini di servizio generati possono essere facilmente consultati attraverso dei “report” che permettono di monitorare costantemente la dislocazione del personale e il numero di servizi coperti.
CANALI INTEGRATIVI DI CONTATTO
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Per agevolare il Comando di Polizia Locale nella fase di comunicazione dei turni al personale sono stati attivati dei canali integrativi di contatto:
- comunicazione dei turni settimanali al personale via SMS.
- comunicazione cambio turni / reperibilità / servizi speciali via SMS.
- comunicazione scheda turni mensile in formato PDF via Email.
- sportello con monitor di tipo touch screen con sistema di autenticazione (numero matricola + password) presso il quale gli agenti possono interrogare il proprio stato di servizio mensile (ore lavorate, straordinari, notturni, ferie, reperibilità, riposi, etc.) e stampare il calendario turni d’interesse.
SISTEMA RILEVAZIONE PRESENZE
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E’ prevista l’integrazione di POLSERVICE PRO con il sistema di rilevazione presenze al fine di avere una base dati reale sulla quale sia possibile innescare un sistema di controllo sulle ore effettivamente lavorate nel mese confrontandole con le ore lavorabili (ore lavorate, straordinari, notturni, ferie, reperibilità, riposi, etc.).
Queste informazioni sono consultabili sia dall’ufficio Personale che dai singoli agenti mediante apposito sistema di autenticazione.
POLSERVICE PRO è dotato di un sistema di interrogazioni ed estrapolazioni statistiche che possono essere personalizzate a piacere direttamente dal personale addetto alla redazione dei turni del Comando di Polizia Locale. Il sistema oltre ad una serie di statistiche predefinite mette a disposizione un tool che mediante delle query consente di estrapolare dalla base dati qualsiasi informazione di carattere statistico.
Le principali interrogazioni statistiche esistenti consentono di estrapolare:
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Il numero di ore lavorate suddivise per fascia oraria (mattino / pomeriggio / sera / notte) e la tipologia della giornata lavorativa (festivo / feriale) per singolo agente.
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La tipologia dei servizi svolti da ogni agente (utile per il calcolo delle indennità di tipo economico).
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La tipologia dei servizi svolti in una determinata zona (area territoriale).
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Il numero totale dei rientri in caso di reperibilità per sopperire alla copertura di servizi ordinari e di servizi speciali.
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Il numero totale di servizi coperti mediante l’acquisizione del personale destinato ad altri servizi.
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