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Gestione globale del ciclo delle contravvenzioni

Attraverso i nostri software siamo in grado di gestire in modo efficiente e sicuro tutti i passaggi legati al ciclo delle contravvenzioni. Dalla generazione, fino alla postalizzazione e rendicontazione degli atti, passando per l’archiviazione.

Immagine Gestione globale del ciclo delle contravvenzioni

FASI DEL SERVIZIO:

1 GENERAZIONE DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI DA NOTIFICARE
La generazione dei flussi di stampa viene inviata al Centro Servizi di Open Software per la stampa e la notifica dei verbali.
L'invio del flusso avviene dopo una serie di scrupolosi controlli del sistema che valutano la scadenza dei termini prescrittivi, la presenza dei dati essenziali per la verbalizzazione e la correttezza formale e sostanziale dell'atto che sarà successivamente stampato.

2 TRASMISSIONE DEL FLUSSO DI STAMPA
L'invio dei dati al Centro Servizi avviene mediante un servizio on line interfacciato con le funzioni di trasmissione lotti di stampa presenti nel software Polcity. Ogni flusso sarà identificato da un numero univoco di lotto e, attraverso un sistema di “tracking” online, può essere controllato costantemente lo stato di lavorazione dei lotti di stampa.

3 CODICE A BARRE PER LA TRACCIABILITÀ DELLE RACCOMANDATE
Per la notifica a mezzo posta il servizio prevede l’assegnazione del codice a barre identificativo della raccomandata, secondo le modalità indicate dal Servizio Postale Nazionale per gli Atti Amministrativi per la tracciabilità degli atti stessi (tracking & tracing). I plichi utilizzati per la notifica sono realizzati in conformità alla legge sulla privacy. La fase di stampa è gestita con stampanti ad alta velocità in grado di garantire un elevato standard qualitativo. A tutti i controlli automatici si sommano poi i controlli visivi a campione effettuati dagli operatori.

4 COMPOSIZIONE DEL PLICO
Il plico del verbale è realizzato secondo il modello di stampa personalizzato secondo le disposizioni del Comando. L'adeguamento del testo fisso o variabile sarà  immediatamente realizzabile nel caso di modifiche normative e/o di nuove disposizioni del Comando.

5 IMBUSTAMENTO ED AVVIO AL RECAPITO
Tutte le fasi sono gestite in modalità automatica mediante codici di controllo. Tali codici, stampati su ogni pagina, permettono di gestire in modo corretto l’accoppiamento dei singoli fogli facenti parte del medesimo atto, anche con più allegati! Il processo di imbustamento rende possibile collazionare i fogli prima della piega, o eseguire la piega prima del collazionamento, e il controllo di sequenza delle buste. In parallelo alla stampa e all’imbustamento dei documenti vengono stampate le cartoline A/R, rispettando la stessa sequenza dei documenti. Il processo di accoppiamento delle cartoline viene effettuato utilizzando appositi lettori di codici a barre che garantiscono l’esatta corrispondenza fra cartolina e busta.

6 POSTALIZZAZIONE DEGLI ATTI
La fase di allestimento della postalizzazione è gestita in automatico tramite la lettura, nelle diverse fasi produttive, di codici bidimensionali. In questo modo vengono tracciate le informazioni (peso, porto postale, destinazione, etc.) di ogni singolo verbale. Al termine della fase di allestimento delle spedizioni viene effettuata la trasmissione automatica, tramite la piattaforma di Poste Italiane, dei dati relativi alla postalizzazione che compongono la distinta postale elettronica. Tale distinta viene caricata automaticamente sul sistema di tracciatura di Poste Italiane al momento dell’accettazione degli atti riducendo le tempistiche e i possibili errori in fase di accettazione e di recapito. La data della distinta di accettazione sarà caricata nell'applicativo Polcity a chiusura della fase di spedizione del lotto. Gli atti stampati vengono consegnati al Servizio Postale Nazionale salvo richiesta di annullamento del lotto di stampa inviata da parte del Comando PM. Sulla relata di notifica compariranno i seguenti dati essenziali: numero di registrazione, numero del verbale, data dell'infrazione, nominativo del destinatario. Le distinte di accettazione postale elettronica sono archiviate e mantenute quale certificazione del rispetto dei tempi di lavorazione. Copia delle stesse distinte postali elettroniche viene trasmessa al Comando PM, entro le 24 ore successive alla consegna dei verbali a Poste Italiane.

7 GESTIONE DEI LOTTI DI STAMPA TRAMITE LISTE DI LAVORAZIONE
Il sistema di gestione tramite liste di lavorazione consente di monitorare costantemente tutti i verbali inseriti in ogni singolo lotto di stampa. Una funzione automatica avvisa gli operatori del Centro Servizi di Open Software informandoli in merito allo stato dei verbali. Nel caso in cui, decorso il termine di trenta giorni dalla data di spedizione, non sia stato ricevuto alcun esito di notifica, saranno fatte tutte le opportune ricerche per il ritrovamento dei verbali. Tutti i casi per i quali la ricerca avrà dato esito negativo, saranno segnalati al Comando PM mediante un apposito "report” a cadenza giornaliera.

8 FORNITURA COPIE CONFORMI DEGLI ATTI NOTIFICATI
I dati e le immagini PDF dei verbali postalizzati saranno trasferiti online al Comando PM e tramite una procedura di aggiornamento automatico del software gestionale Polcity andranno a integrare la base dati dei verbali.

9 RENDICONTAZIONE DELLE NOTIFICHE (AR MOD. 23L - CAD – CAN E PMR)
Il processo di rendicontazione degli esiti della notifica si compone delle seguenti fasi:

• ricezione documenti di notifica (cartoline AR degli atti, CAN e AR CAD);
• plichi mancato recapito (di seguito PMR) per compiuta giacenza e irreperibilità assoluta;
• scansione (delle AR ,CAN e delle AR CAD);
• data entry;
• predisposizione scatole
I dati relativi alla rendicontazione verranno importati quotidianamente, in modo automatico, nel data base del software gestionale utilizzato dal Comando PM. Verranno poi inserite anche tutte le informazioni attinenti alla notifica.

10 ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI DI NOTIFICA (AR MOD. 23L, CAD E CAN)
Dopo la scansione dei documenti di notifica (AR Mod. 23L, CAD e CAN), le immagini ottenute sono associate al corrispondente accertamento. Una procedura automatica aggiorna quotidianamente la base dati nel software gestionale in uso presso il Comando PM.

11 SERVIZIO DI MONITORAGGIO DELLO STATO DELLE NOTIFICHE
Il Comando P.M. mediante il servizio web dedicato al monitoraggio dei servizi è in grado di consultare in tempo reale lo stato delle rendicontazioni degli esiti della notifica.

12 GESTIONE DEI MANCATI RECAPITI E RINNOVO DELLA NOTIFICA (RISTAMPA DELL'ATTO)
Gli atti non recapitati restituiti da Poste Italiane, vengono acquisiti e inseriti in un'apposita lista di lavorazione. La lista dei mancati recapiti viene presa in carico quotidianamente dagli operatori di Open Software che provvedono a trasmetterla ai referenti del Comando PM. Gli atti non recapitati, vengono gestiti con priorità assoluta. Viene creata una distinta contenente l'elenco analitico dei verbali non recapitati con l'indicazione del motivo del mancato recapito e la data del tentativo di recapito. Il personale di Open Software esegue la richiesta delle informazioni anagrafiche corrette presso i Comuni di residenza (per le persone fisiche), presso la Camera di Commercio (nel caso di persone giuridiche) oppure presso le società di locazione dei veicoli, provvede all'aggiornamento dell’anagrafica nel software Polcity, garantendo pertanto un’immediata possibilità di rinnovo della notifica. A seguito della trasmissione di un nuovo lotto di stampa, si procederà alle successive fasi di rinnovo della notifica mediante il servizio postale. Il rinnovo della notifica sarà effettuato tramite messi notificatori del comune di residenza per quei verbali il cui riscontro anagrafico non ha subito variazioni o qualora il destinatario risulti irreperibile. Dopo la lavorazione, gli atti originali vengono restituiti al Comando Polizia Municipale per l'archiviazione, accompagnati dalla distinta precedentemente indicata.

13 RINNOVO DELLA NOTIFICA DEI VERBALI MEDIANTE PEC
Il rinnovo della notifica sarà effettuata mediante PEC, nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti. In caso di rinotifica a mezzo PEC la stessa sarà effettuata inviando copia PDF dell’atto precedentemente inviato a mezzo posta agli uffici Messi dei Comuni interessati (riducendo così i costi e i tempi di rinnovo della notifica che dovrebbe essere altrimenti effettuata mediante Raccomandata AG). Il personale di Open Software provvederà alla registrazione ed all’acquisizione dell’immagine di ricevuta notifica della PEC nel programma Polcity. Copia dei messaggi d’accettazione delle PEC da parte degli uffici Messi e la conferma della ricezione dell’atto saranno collegate al relativo verbale (allegato digitale).

14 ARCHIVIAZIONE FISICA DELLE CARTOLINE E SISTEMA PER AGEVOLARE LA RICERCA DEI DOCUMENTI
Gli atti rendicontati vengono archiviati fisicamente all'interno di speciali scatole, distinte per tipologia di atto (le scatole saranno etichettate in modo diverso a seconda del tipo di documento contenuto) e ogni documento viene numerato progressivamente ed inserito nella scatola secondo la seguente codifica: lotto, scatola e posizione. Gli estremi dell’archiviazione fisica (lotto, scatola e posizione) vengono inseriti nel software gestionale in uso presso il Comando PL (software Polcity oppure software di proprietà dell’Ente) per agevolare la ricerca e il prelievo dei documenti originali. Il personale di Open Software oppure il personale addetto del Comando di PL sarà in grado di rintracciare agevolmente tutti i documenti correlati ad un singolo verbale accedendo alle informazioni memorizzate all’interno del software gestionale (scatola e posizione del documento all’interno della scatola).

15 RESTITUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA
Tutti i documenti lavorati (cartoline di avviso di ricevimento AR, CAD, CAN e PMR) saranno restituiti in scatole corredati da distinte attestanti le lavorazioni effettuate divise per singolo accertamento. La distinta riporterà il risultato delle attività svolte, fornendo un resoconto di natura gestionale, contabile ed amministrativa per il periodo oggetto di osservazione. La cadenza di restituzione sarà concordata con il Comando PM.

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