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PRIVACY

Informativa ai Clienti ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016

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La scrivente OPEN SOFTWARE S.r.l., informa che per l’instaurazione e l’esecuzione dei rapporti contrattuali con Voi l’Impresa è Titolare di dati personali e particolari, acquisiti anche verbalmente, direttamente o tramite terzi; i dati personali saranno gestiti nel pieno rispetto del Regolamento UE 679/2016 e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. e nel pieno rispetto degli obblighi di riservatezza.

La presente informativa riguarda il Trattamento dei dati personali connessi all’utilizzo dell’App VERBALI, di proprietà di OPEN SOFTWARE S.r.l., soggetta alla direzione e controllo della società MITOH S.r.l..

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento, al quale lei potrà rivolgersi per far valere i diritti di cui art. 7 e degli artt. da 15 a 22 del Regolamento, in calce riportati, è l’Impresa OPEN SOFTWARE S.r.l. con sede in via G. Galilei, 2/C/2 - 2/F - 30035 Mirano (VE), C.F. e P.IVA: 02810000279, REA: VE-245515, nella persona del Legale Rappresentante pro tempore; i citati diritti potranno essere da Lei esercitati anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@opensoftware.it.

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) dell’Impresa OPEN SOFTWARE S.r.l. con sede in via G. Galilei, 2/C/2 - 2/F - 30035 Mirano (VE), è contattabile all’indirizzo di posta elettronica: privacy@opensoftware.it.

Con la presente informativa OPEN SOFTWARE porta a conoscenza dei propri Clienti quanto segue:

- il Titolare del trattamento dei dati gestiti tramite l’App VERBALI è il soggetto che effettua il trattamento dei dati, e coincide con gli organi di Polizia o accertatori della sosta;

- il Responsabile del trattamento dei dati è il soggetto che eroga tramite l’App VERBALI i servizi necessari per il trattamento dei dati, e coincide con la scrivente;

- l’Interessato è il soggetto al quale i dati personali si riferiscono e - di norma - coincide con il soggetto accertato;

- i dati che vengono richiesti per l’utilizzo dei servizi forniti tramite App sono quelli necessari per:

1 adempimento agli obblighi di fonte legislativa, nazionale o comunitaria, regolamentare o derivante da atti amministrativi;

2 fornitura di soluzioni software gestionali per gli organi di Polizia e assistenza tecnica correlata;

3 fornitura di servizi per il supporto alla gestione del procedimento sanzionatorio per conto degli organi di Polizia o accertatori della sosta;

- i dati potranno essere raccolti direttamente presso l'interessato, presso terzi e presso altre società che collaborano con OPEN SOFTWARE, pervenire da pubblici registri, elenchi, altri atti o documenti conoscibili da chiunque;

- la gestione dei dati è obbligatoria per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali (ad esempio: motorizzazione civile), limitatamente ai dati personali richiesti in forza di dette leggi, regolamenti o normative comunitarie e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli o al successivo trattamento potrà determinare l’impossibilità a dar corso ai rapporti contrattuali;

- i dati verranno trattati in forma scritta e/o su supporto magnetico, elettronico o telematico;

- il mancato conferimento di tutti i dati che non siano riconducibili ad obblighi legali o contrattuali verrà valutato di volta in volta dalla scrivente e determinerà le conseguenti decisioni rapportate all’importanza dei dati richiesti rispetto alla gestione del rapporto commerciale.

Finalità del trattamento dei Dati

I dati personali forniti sono necessari per:

- la fornitura di servizi per il supporto alla gestione del procedimento sanzionatorio per conto degli organi di Polizia: servizi per la gestione di preavvisi, verbali e sanzioni interconnessi con il data base del software Polcity;

- ottemperare a ulteriori richieste da parte delle competenti autorità amministrative o giudiziarie, ad esempio in tema di identificazione e successiva notifica al trasgressore dei verbali di contestazione di sanzioni amministrative pecuniarie del Codice della Strada;

- finalità strettamente connesse agli obblighi di legge e strumentali alla gestione del suddetto rapporto per dare esecuzione ai servizi ed operazioni contrattualmente convenute.

Utilizziamo i dati per evitare anomalie nei servizi; nel caso siano rilevate anomalie nell’apertura dell’Applicazione, di un link o di una sezione per evitare che si verifichi un bug di sistema o per evitarne il ripetersi.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di fornire i Servizi richiesti.

Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati verrà effettuato per permettere lo svolgimento delle attività connesse all’instaurazione e alla gestione dei servizi richiesti forniti tramite l’App VERBALI; la base giuridica è l’esecuzione delle misure precontrattuali con il Titolare del trattamento.

I dati raccolti verranno trattati in modo lecito, secondo correttezza e con la massima riservatezza, nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate così come previsto dal Regolamento UE 679/2016.

I dati personali forniti, inclusi quelli relativi ai log di tracciamento degli accessi e delle attività svolte nell’App, saranno trattati da OPEN SOFTWARE per il perseguimento del proprio legittimo interesse in misura strettamente necessaria e proporzionata per eseguire, in forma aggregata, analisi statistiche, attività di dimensionamento del Servizio e di diagnostica, in quanto strettamente connesse e strumentali al funzionamento e al miglioramento dell’App, nonché per il contrasto e la prevenzione di eventuali abusi.

Tipologia di dati trattati

Dati Personali comuni (Nome, Cognome, Codice Fiscale, identificativo accertatore, patente di guida, numero di targa del veicolo, luogo dell’infrazione, articolo violato, ecc..).

Dati di navigazione e dati trasmessi implicitamente durante l’uso dei protocolli di comunicazione internet sono acquisiti nel corso del normale utilizzo dell’App per finalità di tipo statistico e per controllare il corretto funzionamento dell’App stessa (indirizzo IP, identificativo delle singole sessioni, marca e modello del dispositivo, altri parametri relativi al Sistema Operativo del dispositivo, tipologia di connessione utilizzata).

A seconda del dispositivo utilizzato dall’utente l’App richiede l’autorizzazione ad accedere ai seguenti servizi:

- Sistema di autenticazione (gestione dei profili di accesso degli Utenti – nome utente e password - per l’identificazione degli stessi e l’utilizzo dei servizi dedicati);

- Fotocamera (funzionalità permessa unicamente per scatti fotografici per la riproduzione di immagini da allegare ai verbali emessi);

- Microfono (utilizzato con tastiere Android, permette di scrivere testi ma non prevede la registrazione di dati);

- Rubrica e Sistema di chiamata (per consentire la gestione dei dati in ingresso e uscita);

- Memoria (archiviazione temporanea dei dati generati dall’utilizzo dell’App);

- Gestione della posizione (abilita la localizzazione approssimativa del dispositivo utilizzando il GPS e consente di accedere ai dati di geolocalizzazione; tali dati sono necessari per la verifica delle licenze e il controllo della posizione dei dispositivi).

La condivisione e la concessione dei permessi di utilizzo di queste informazioni è del tutto facoltativa e volta solo a facilitare l’Utente nell’uso dei Servizi. Tutte le autorizzazioni sopra descritte sono gestibili tramite le impostazioni del Dispositivo.

Modalità del trattamento

Il Titolare del trattamento tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra conservando gli stessi sul dispositivo nel quale è installata l’App in modalità off-line, fino al trasferimento dei dati al software applicativo Polcity.

Il Trattamento dei dati sarà effettuato manualmente e/o attraverso strumenti informatici e telematici, con logiche di organizzazione ed elaborazione, correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il trattamento dei dati personali è attuato come previsto dall’art. 4 punto 2 del Regolamento e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del Regolamento in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato, anche mediante l’uso eventuale di un sito web ospitato in Cloud che potrà essere gestito dalla scrivente OPEN SOFTWARE o da altro Responsabile del trattamento (Data Processor delle PII per il cloud pubblico individuato nel contratto sottoscritto tra le parti). Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre il tempo necessario previsto per la regolare esecuzione delle attività in essere.

Conservazione dei Dati

Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del Regolamento, previo il Suo consenso libero ed esplicito espresso per la presente informativa, i dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

In particolare sono gestiti.

- i log di tracciamento degli accessi e delle attività svolte nell’App, per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati, nonché per il periodo previsto per Legge a fini amministrativi, di gestione di eventuali reclami, contenziosi o procedimenti penali;

- i log per la gestione degli errori, raccolti per necessità legate al funzionamento ed alla manutenzione dell’App saranno conservati per un tempo massimo di 24 mesi.

Il trasferimento dei file di log è gestito da parte dell’Utente con una funzionalità dell’App che consente di generare un file .zip da inviare al supporto tecnico di OPEN SOFTWARE per le attività di manutenzione e analisi di eventuali malfunzionamenti.

Ai sensi degli artt. 44 e ss. del Regolamento, al fine di garantire la regolare gestione dei dati personali oggetto del trattamento, OPEN SOFTWARE potrà, acquisito il Suo espresso consenso, per le finalità e con le modalità rese nella presente informativa, trasferire i dati personali in Stati membri dell’Unione Europea.

Categorie di Soggetti Terzi ai quali i Dati potrebbero essere comunicati in qualità di Titolari o che potrebbero venirne a conoscenza in qualità di Responsabili

I dati raccolti e trattati mediante l’utilizzo dell’App VERBALI potranno essere condivisi con le seguenti categorie di soggetti “Destinatari”:

- gli Incaricati/Addetti al trattamento: dipendenti e collaboratori che hanno sottoscritto un accordo di riservatezza e specifiche regole per il trattamento dei dati;

- i Responsabili del trattamento: Soggetti Terzi a cui vengono affidate alcune operazioni di trattamento; con questi Soggetti sono stati sottoscritti accordi contrattuali per il trattamento dei dati a garanzia che siano adottate adeguate misure di sicurezza come prescritto dalla normativa vigente volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzata di dati personali;

- le Autorità i cui provvedimenti siano obbligatori: questo avviene ad esempio quando OPEN SOFTWARE debba ottemperare ad un provvedimento dell’Autorità Giudiziaria o di Polizia;

- Utenti: individuo che utilizza l’App.

Ambito di comunicazione e diffusione

Tutti i dati acquisiti tramite App VERBALI potranno essere comunicati in Italia e all'estero esclusivamente per le finalità sopra specificate a: Fornitori / Clienti interessati dalle attività strettamente connesse all'erogazione del servizio e inoltre a: società che operano servizi informatici; tecnici commerciali; professionisti e consulenti; studi legali; società di manutenzione di apparecchiature informatiche; enti pubblici, limitatamente alle effettive necessità collegate allo svolgimento delle normali attività contrattuali, ogni altro soggetto ritenuto necessario per lo svolgimento delle normali attività contrattuali; ai fini dello svolgimento delle normali attività operative e gestionali di OPEN SOFTWARE.

OPEN SOFTWARE si impegna a non attuare divulgazione di dati personali che non siano giuridicamente vincolanti e a consultare l’Interessato al trattamento dei dati, prima di effettuare qualsiasi divulgazione, se consentito dalla legge e non vi siano vincoli derivanti da un obbligo di diritto penale di riservatezza di un'indagine delle forze dell'ordine.

Tutti i dati personali verranno trattati per la durata dei rapporti contrattuali instaurati e anche successivamente per l’espletamento di tutti gli adempimenti di legge.

Ulteriori informazioni sul trattamento

Per la difesa in giudizio i dati dell’Utente potranno essere utilizzati da parte del Titolare del trattamento in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell’utilizzo dell’applicazione o dei servizi connessi da parte dell’Utente.

 

Diritti dell’interessato

In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE 679/2016, il diritto di:

a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali; b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; d) ottenere la limitazione del trattamento; e) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione; h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; j) proporre reclamo a un’autorità di controllo.

Modalità di esercizio dei diritti

L’utente può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali come previsto dall’art. 21 del Regolamento UE 679/2016 nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare del trattamento si riserva di valutare l’istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’Utente.

Potrete in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

- una raccomandata A.R.: OPEN SOFTWARE S.r.l., via G. Galilei, 2/C/2 - 2/E - 30035 Mirano (VE);

- una PEC all’indirizzo: open@pec.opensoftware.it;

- una e-mail all’indirizzo: privacy@opensoftware.it.

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